Facturación electrónica – Otra gran ventaja de la tecnología

facturación electrónica

El proceso de facturación electrónica genera, al igual que cuando se realiza en físico, un justificante con carácter legal de la entrega del artículo o la prestación de los servicios a cambio de dinero. Las únicas diferencias serían que, en este caso, se utiliza un formato digital, lo que representa grandes ventajas y que funciona, principalmente, entre empresas o entes jurídicos.

Del mismo modo que una factura en papel, debe cumplir con ciertas condiciones como ser legible, tener un origen auténtico, es decir, la identidad de la persona o empresa emisora tiene que estar garantizada, y un contenido íntegro, sin modificaciones, ni tachaduras. El primer y el tercer aspecto lo satisface la plataforma informática generadora. Y el segundo, por lo general, se cumple utilizando una firma electrónica que haya sido certificada oficialmente.

Procedimientos y ventajas de la facturación electrónica

Los trámites relativos a este tipo de factura constan de dos subprocesos:

  • Emisión:
    • Empleando el software apropiado se crea el documento y se almacena en una base de datos (BdD), en la cual se guardó previamente la información del cliente.
    • Se añade la firma digital.
    • Se envía al cliente por medio de sistemas automatizados, acordados anteriormente entre ambas partes.
    • Con los datos de la transmisión se genera una copia que también se guarda.
  • Recepción:
    • El cliente recibe el archivo en su ordenador y comprueba la autenticidad de la firma incluida.
    • Después lo envía a su propia BdD para almacenamiento o impresión, si fuera necesario.
    • Utiliza los datos del emisor para futuras referencias y, en ocasiones, para dar de alta a dicha empresa en su programa de proveedores fiables.

Este es un procedimiento ecológico y conservacionista que elimina el uso de un recurso natural cada vez más escaso. Entre los beneficios para las corporaciones que lo emplean se encuentra la reducción de costos de papelería, simplificación de procesos posteriores de auditoría, resguardo más seguro de los documentos en sí, así como de la información que contienen y mayor facilidad para su localización.

Por otro lado, hay una mayor seguridad, puesto que se minimiza la probabilidad de que hayan falsificaciones, se pueden dar usos más eficientes a los espacios físicos destinados a la conservación de documentos históricos, se reduce la posibilidad de incurrir en errores humanos durante la creación, recepción y almacenamiento de las facturas, junto con el desperdicio asociado. Por último, queda un registro fiable del instante de la emisión y se simplifica el cálculo de los impuestos asociados.